Merkblatt zu den Aufbewahrungsfristen (Stand: 01.10.2008, rechtlich unverbindlich!)
Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 6 auf 10 Jahre erhöht
Handelsrechtliche Vorschriften (Handelsgesetzbuch - HGB):
10 Jahre sind geordnet aufzubewahren:
-Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen
-NEU !: Belege für Buchungen in den von jedem Kaufmann zu führenden Büchern (Buchungsbelege)
6 Jahre sind aufzubewahren:
-die empfangenen Handelsbriefe -Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe (Kopien)
Übergangsvorschrift: Die Änderung gilt erstmals für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach § 257 IV HGB in der bis zum 23.12.1998 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen ist.
Das heißt:
Buchungsbelege sind nach der Gesetzesänderung 10 Jahre aufzubewahren, wenn die bisher geltende 6-jährige Aufbewahrungsfrist noch nicht am 23.12.1998 abgelaufen war. Steuerrechtliche Vorschriften (Abgabenordnung - AO):
10 Jahre sind geordnet aufzubewahren:
-Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
-NEU !: Buchungsbelege
6 Jahre sind aufzubewahren:
-die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe -Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe (Kopien) -sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Übergangsvorschrift:
Es gelten dieselben Übergangsvorschriften wie für die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
Beginn und Ende der Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus
§ 257 V HGB
§ 147 III, IV AO
(Volltext siehe unten)
Für einen vollständigen Überblick über die Regelungen im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung werden nachstehend die gesetzlichen Regelungen in vollem Wortlaut wiedergegeben.
§ 257 HGB: Aufbewahrung von Unterlagen (Aufbewahrungsfristen)
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs.1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.
(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und der
Konzernabschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Sind Unterlagen aufgrund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.
(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind 10 Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen 6 Jahre aufzubewahren.
(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die
letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
§ 238 Abs. 1 HGB: Buchführungspflicht
Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
§ 239 Abs. 4 Satz 1 HGB: Führung der Handelsbücher
Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen.
§ 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:
1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
4. Buchungsbelege,
5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
(2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Sind Unterlagen aufgrund des § 146 Abs. 5 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt der Datenträger die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.
(3) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind 10 Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen 6 Jahre aufzubewahren. Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die in Satz 1 bestimmte Frist unberührt. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, § 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht.
(4) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
(5) Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.
§ 146 Abs. 5 AO: Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen; bei Aufzeichnungen, die allein nach den Steuergesetzen vorzunehmen sind, bestimmt sich die Zulässigkeit des angewendeten Verfahrens nach dem Zweck, den die Aufzeichnungen für die Besteuerung erfüllen sollen. Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Absätze 1 bis 4 gelten sinngemäß.
§ 169 Abs.2 Satz 2 AO: Festsetzungsfrist
Die Festsetzungsfrist beträgt 10 Jahre, soweit eine Steuer hinterzogen, und 5 Jahre, soweit sie leichtfertig verkürzt worden ist.